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Quelles sont les différentes étapes du cycle de vie d’un document ?

par | 4 juin 2020 | Data

Cycle de vie de la documentation

En dépit de l’amélioration remarquable des moteurs de recherche documentaires, de la gestion électronique de documents, force est de reconnaître l’importance de la gestion des flux documentaires à l’ère numérique. Pour l’entreprise, l’institution ou même les particuliers, c’est même une question mémorielle, si l’on en croit l’adoption « Des Directives pour la préservation du patrimoine numérique » par l’UNESCO. Jamais innovation technique n’avait suscité autant d’inquiétudes quant à la gestion du cycle de vie du document, au regard des difficultés de sélection, d’interopérabilité ou de conservation. C’est pourquoi, les spécialistes de l’archivage et de la documentation notamment ont développé des concepts, des normes, ainsi que des stratégies logicielles en la matière. Il s’agit de s’intéresser ici aux différentes étapes du cycles de vie du document.

Les enjeux de la gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents est rendue plus difficile par le phénomène du « BigData ». Devant l’afflux massif et la production croissante de l’information, il s’agit de savoir faire le départ entre le « bon grain et l’ivraie ». En effet, toutes les informations ne sont pas d’égale valeur. Certaines exigent la confidentialité (contrats, notes internes, circulaires, résultats de recherche, etc.), d’autres une conservation pérenne pour des raisons réglementaires (documents d’assemblées générales, factures, bons de commande) ou une destruction lorsqu’ils n’ont plus aucun intérêt. Une bonne gestion des flux documentaires reflète par ailleurs la qualité de l’administration de l’entreprise et de sa gouvernance des données, laquelle démontre sa capacité de répondre, dans des délais souvent brefs, à une demande ou un contrôle fondés sur des documents sociaux ou fiscaux, à la production d’une autorisation administrative ou d’un document probatoire dans le cadre d’un litige.

Les différentes étapes du cycle de vie du document

Les spécialistes ont conceptualisé les différentes étapes du cycle de vie du document. Il s’agit d’analyser le parcours du document, depuis sa création jusqu’à sa destination finale : archivage pérenne ou destruction. Cependant, le cycle de vie n’est pas appréhendé de la même façon selon que l’on se place du point de vue du Records management ou de celui de l’archivage.

a- Du point de vue du Records management

Aux termes de la théorie du records management, les étapes du cycle de vie du document se conçoivent ainsi :

1. La création du document

Cette phase préliminaire est celle de l’élaboration du document, entendu au sens large, c’est-à-dire produit ou reçus automatiquement, manuellement.

2. La validation du document

Cette seconde phase est considérée comme majeure, car elle fixe le statut, la valeur, l’intégrité et la responsabilité du document engageant, éléments qui permettront d’évaluer la date d’archivage ou de destruction.

3. L’utilisation du document

Cette troisième étape organise les règles de diffusion du document.

4. Le terme de l’usage courant du document

Cette étape détermine l’utilité ou l’inutilité du document dans le temps.

5. Date de fin de conservation

Cette phase ultime est déterminée par la durée de conservation, fixée à partir des exigences réglementaires ou mémorielles de l’entreprise. Cette date butoir scelle le sort du document, selon différentes hypothèses : prolongation de la durée de conservation, destruction, ou transfert aux services des archives conformément au Code du patrimoine.

b- Du point de vue de la théorie archivistique

Les archives distinguent trois temps dans le cycle de vie des documents :

  • Les archives courantes, renvoie à la période de création et d’utilisation courante des documents ;
  • Les archives intermédiaires correspondent à la période se situant entre l’utilisation courante et la conservation temporaires, pour des raisons fonctionnelles ou réglementaires.
  • Les archives définitives, recouvrent la fin de vie du document, que celui-ci soit détruit ou conservé définitivement.

La mise en place d’une GED

Ces phases, plus ou moins complexes, sont intégrées dans les logiciels de gestion électronique du document (GED). Cette automatisation de la gestion des flux documentaires est d’un intérêt considérable, puisqu’elle constitue un gain de temps et de sécurité pour les gestionnaires. Elle permet aussi d’améliorer la recherche documentaire pour l’entreprise et, par conséquent, la qualité de l’administration des différents services.

Par ailleurs, il existe de nombreuses solutions de GED Open-Source qui présente l’avantage d’avoir des coûts de licences réduits mais surtout d’être totalement personnalisables. Les éditeurs de logiciels qui souhaitent intégrer des briques pour gérer les processus documentaires et mieux structurer leurs documents peuvent gagner beaucoup de temps dans le développement. Ils récupèrent au sein d’un Framework des fonctionanlités prêtes à l’emploi et souvent des API pour leur permettre de mieux interagir avec d’autres systèmes. Un des gains de temps les plus importants se situe également au niveau des droits et de la sécurité (administration et confidentialité des données) car les logiciels GED open-source intègrent déjà tous les mécanismes nécessaires dans des moteurs de règles tout au long du cycle de vie des documents.

 

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