La feuille Excel a longtemps servi de « carte au trésor » aux services IT pour lister serveurs, applis et flux. Pratique (encore que), rapide… mais truffée d’ornières. Tagetik le rappellait il y a quelques années, 88 % des classeurs contiennent au moins une erreur. Pire, on sait que la très grande majorité des entreprises françaises continuent d’utiliser le tableur pour des processus critiques. Au-delà d’un certain volume, la moindre faute de frappe devient un risque opérationnel. Passer à un logiciel de cartographie du SI est donc aujourd’hui LA condition pour piloter un système d’information robuste et évolutif.
Commencer modestement avec Excel… pour initier la démarche
Attention, loin de moi l’idée de jeter Excel au feu. Il reste un excellent point de départ puisque tout le monde sait s’en servir, tout le monde possède une licence, et on peut embarquer rapidement les équipes en dressant un inventaire minimal.
L’important ici est surtout de structurer dès le début : onglet « Applications », onglet « Serveurs », colonne « Référent », colonne « Criticité »…
L’idée est de poser les premières pierres du futur référentiel sans bloquer le projet dans la recherche d’un outil idéal.
Mais pourquoi Excel ne suffit pas pour cartographier un SI ?
Bien entendu, à mesure que le SI se transforme, le tableur montre ses limites. Les champs se multiplient, les versions circulent par mail, les liens entre fiches cassent avec les copier-coller.
Les erreurs silencieuses coûtent cher. L’éditeur Unit4 rappelle par exemple qu’une faute dans un tableur peut se chiffrer en millions sur une prévision budgétaire. Ça calme.
De plus, Excel ne gère ni la traçabilité des modifications, ni la visualisation graphique des dépendances. Impossible donc de simuler l’impact d’un changement d’application sur les processus métier…
Comment capitaliser sur Excel pour passer à une solution dédiée
Encore une fois, ne balancez pas tout ! La transition ne consiste pas à se débarasser du tableur mais à le transformer en source de données.
On nettoie les en-têtes, on normalise les valeurs, on exporte en CSV…
La plupart des logiciels de cartographie (ABACUS, MEGA, LeanIX) importent ces fichiers pour créer des objets applicatifs.
Le gain est immédiat : un référentiel unique, une mise à jour collaborative, une vue relationnelle qui relie applications, serveurs et flux.
Les 6 points clés d’une implémentation d’un logiciel de cartographie du SI
- Clarifier les objectifs. Un RSI attend une vision risques, le Build veut connaître les dépendances, le Run vise la stabilité. Écrire ces attentes évite le dérapage fonctionnel.
- Identifier les bénéficiaires. RSSI, chefs de projet, direction, chacun consulte le référentiel sous un angle différent. Le livrable doit parler à tous pour être alimenté par tous.
- Vendre la démarche avant de la débuter. Une cartographie impose de collecter des données, donc du temps. Sans sponsor métier, le projet s’essouffle en trois mois.
- Définir le référentiel. Un pivot type TOGAF évite les doublons et facilite la comparaison avec d’autres organisations.
- Démarrer petit et exhaustif. Un périmètre pilote, par exemple la chaîne e-commerce, permet de tester le modèle de données, le workflow de validation et la restitution graphique.
- Étendre ensuite. Le modèle validé s’ouvre aux autres domaines : supply chain, finances, RH. Chaque nouvelle brique hérite de la rigueur du premier lot, limitant le risque d’explosion des métadonnées.
Si vous voulez creuser ce point, cet article reprend les 10 étapes pour réussir sa démarche de mise en œuvre d’un logiciel de cartographie du SI.
Passer d’une gestion individuelle à une démarche collaborative
Avec Excel, la mise à jour repose souvent sur un « gardien du fichier » (mais si Philippe, le collègue un peu ronchon, tu connais). Eh bien si Philippe part ou change de poste, le référentiel gèle.
Un logiciel collaboratif permet, quant à lui, à chaque équipe de tenir à jour son périmètre, tout en appliquant des règles de validation. Le RSSI valide une modification sur le champ de criticité, l’architecture valide un changement d’interface.
La donnée est partagée mais gouvernée.
La clé d’une cartographie du SI efficace : la mise à jour !
Un référentiel figé perd sa valeur en six mois. D’ailleurs, Gartner estime que 40 % des CDO redéfiniront leur gouvernance pour servir des objectifs stratégiques d’ici 2027.
Dans la cartographie, cela se traduit par un processus de mis à jour intégré : flux d’import CMDB, scan automatique des APIs, workflow de validation.
Un tableau de bord signale les objets obsolètes ou sans propriétaire, les accès ou privilèges qui n’ont plus lieu d’être. Le référentiel reste aligné sur la réalité du terrain.
Une approche structurée et globale, du tableur à la cartographie partagée
Si je voulais tenter une métaphore à la ChatGPT, je dirais que le tableur a permis de planter la graine, et que le logiciel de cartographie fait pousser la forêt. En capitalisant sur l’existant Excel, en clarifiant les objectifs, en démarrant sur un périmètre pilote et en instaurant une gouvernance collaborative, l’entreprise obtient une vision fiable, exploitable et alignée sur les enjeux métiers. Mon conseil final : pensez le SI comme une carte vivante que chacun peut lire et enrichir.
